Деловые документы – важная составляющая любой деятельности, но добавляют проблем при некачественном ведении, отсутствии системы отслеживания выполнения заложенных в них решений. Это подчас чревато потерей контроля над ситуацией. Чтобы избежать этого, каждый документ, полученный фирмой или созданный ею, должен оцениваться на предмет необходимости, предназначения, классифицироваться и храниться. Самое лучшее в этом отношении иметь программные продукты контроля по срокам, исполнителям, специально созданные или существующие на рынке электронных систем управления. Начинается документооборот организации с входящей информации.
Ежедневно в каждую компанию приходят множество документов в виде писем, счетов, приказов, согласований и т.п. Их первоначальной сортировкой обычно занимается секретарь, который отвечает на вопрос: будут ли они необходимы компании? Если нет, то для информирования руководства, входящая бумага откладывается в папку несрочных документов. Утвердительный ответ будет означать, что с этим документом будет работать руководство, а впоследствии — департаменты, отделы или конкретные лица.
Прочитав документ, например, о новшествах в компьютерной системе, руководитель расписывает его для IT-отдела, чтобы там оценили потенциальную полезность информации, проставляет срок, когда доложить о решении. На данном этапе входящая корреспонденция нумеруется, сканируется, если исполнителей несколько, заносится в журнал и в компьютерную программу. Обычно программу в локальной сети может просмотреть и ответственный за выполнение, и руководитель. Те документы, которые готовят сотрудники, также должны быть надлежащим образом оценены, но несколько с иной точки зрения. В данном случае важен тип документа, и к какой внутренней задаче он относится.
Обычно система делопроизводства имеет программное сопровождение. В противном случае, необходимо иметь журналы входящих и исходящих бумаг с названием, кратким содержанием, сроками исполнения и ответственными. Контроль в ручном режиме осуществлять сложнее, но можно даже без специальной программы создать для себя электронный вариант перечня по срокам выполнения, ежедневно просматривать и напоминать ответственным. Исполнителям лучше всего на руки выдавать ксерокопию документов, а подлинник хранить в специальном накопителе. Старый способ контроля – карточки, на которые также заносится вся информация о документе и исполнителях. Они также регулярно просматриваются ответственными за контроль.
Загрузка ...